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Salarié : comment financer son équipement en télétravail ?

Malheureusement, le financement du matériel dédié au télétravail se fera au bon-vouloir de l'employeur. L'employeur est chargé, "en règle générale, de fournir, d'installer et d'entretenir les équipements nécessaires au télétravail régulier, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement". En d'autres termes, il n'y a plus d'obligation légale pour l'employeur de fournir le matériel adéquat pour télétravailler. Avant 2017, l’article L.1222-10 du Code du Travail prévoyait la prise en charge de tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail par l'employeur.

Dans les faits, l'employeur est tenu d'une obligation de résultat en matière de santé et de sécurité des salariés dans le cadre de leur travail. C'est ce qui justifie l'existence de mesures de prévention et la détection des risques psycho-sociaux (RPS). L'employeur doit donc s'assurer du confort de ses salariés en télétravail en leur fournissant un environnement de travail adapté.

À défaut de l'imposer, le droit invite donc les employeurs à mettre à disposition de leurs salariés “les outils nécessaires à la réalisation de leur travail”. Les entreprises participent sous forme de prime forfaitaire à l'achat d'équipements (enveloppe mise à disposition des salariés) ou sous forme de prise en charge de frais (connexion internet, électricité etc.). Malheureusement, la majorité des employeurs se contentent de mettre à disposition un ordinateur portable.

Financement du matériel

Les dépenses engagées par le salarié dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le tableau d'évaluation des frais engagés.

Si du mobilier est prêté au salarié, aucun remboursement de frais n'est possible. En revanche, si le mobilier fait l'objet d'une mise à disposition définitive, il s'agira d'un avantage en nature à évaluer sur base réelle.

Que faire en cas de TMS ?

Le premier interlocuteur sera le service RH de l'entreprise alors qu'il devrait s'agir du médecin du travail. Quoi qu'il en soit, le mot d'ordre sera le dialogue. Il est nécessaire d'en parler, d'évoquer les conditions de travail et les problèmes en découlant.

Si le travailleur est reconnu comme travailleur handicapé au regard de l'importance du trouble qu'il subit, des solutions existent avec les organismes Cap Emploi afin de financer un environnement de travail adéquat. À cet égard, nous disposons des contacts nécessaires pour vous accompagner dans vos démarches, n'hésitez pas à nous écrire à contact@upanddesk.com.



Employeur : comment financer l'équipement des salariés

Toutes les entreprises n'ont pas la possibilité de mettre en place les actions nécessaires à la prévention des TMS, c'est pourquoi il existe une aide : TMS Pros Action. Ce dispositif qui s'adresse aux TPE et PME est bien trop méconnu des entreprises dans une période où le bien-être au travail prend de plus en plus de place. À qui s'adresse-t-elle et comment en bénéficier ?

TMS Pros Action : une aide de 25 000 € pour les entreprises

L'Assurance Maladie – Risques Professionnels (AM - RP) propose aux entreprises d'agir durablement contre les TMS par le biais de la prévention. Prévenir coûte moins cher que guérir et c'est l'article L.422-5 du Code de la Sécurité Social qui pose le socle de ce programme qui a pour but d'encourager le déploiement de mesures de prévention contre l'apparition de TMS chez les salariés.

L'objectif est de réduire les risques liés aux TMS en aidant les entreprises à s'équiper de nouveaux matériels et d'équipements adaptés pour diminuer les contraintes physiques (efforts répétitifs, postures contraignantes etc.).

Les conditions pour en bénéficier

Afin de bénéficier de cette aide, des conditions d'éligibilité sont fixées par l'AM - RP.

Les entreprises éligibles

Toutes les entreprises de 1 à 49 salariés, dépendant du régime général sont éligibles à l'aide. Cela concerne donc la quasi-intégralité des TPE/PME, à l'exclusion des activités suivantes :
  • Administration hospitalière ;
  • Toutes les collectivités territoriales et leurs établissements publics attachés ;
  • Établissements publics médico-sociaux des collectivités territoriales ;
  • Administration centrale et services attachés.

Les critères d'éligibilité

Il existe quelques conditions légales et administratives que chaque employeur doit respecter afin de bénéficier de l'aide :
  • cotiser au régime général de la Sécurité Sociale ;
  • être à jour des cotisations "accidents du travail et maladies professionnelles" ;
  • informer les institutions représentatives du personnel (si elles existent) de la démarche envisagée ;
  • adhérer à un service de santé au travail (ce qui est une obligation dès l’embauche du premier salarié quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail) ;
  • avoir un Document Unique d'Évaluation des Risques (DUER) à jour (moins d'1 an).
En ce qui concerne l'effectif de l'entreprise, il est calculé conformément aux dispositions de l’article R.130-1 du Code de la Sécurité Sociale : l'effectif salarié annuel correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente. A cet égard, une attestation URSSAF intitulée « Attestation de fourniture des déclarations sociales et paiement des cotisations et contributions sociales » datant de moins de 6 mois et sur laquelle figure l'effectif sera à joindre à la demande.

Dans le cadre de quel projet bénéficier de l'aide ?

Il s'agit d'une évidence qu'il convient tout de même de préciser : l'aide est destinée aux projets visant à améliorer la Qualité de Vie au Travail des salariés.

Les dépenses concernées

L'aide peut couvrir l'ensemble des dépenses relatives à l'acquisition d'équipements neufs, conformes aux normes en vigueur ainsi qu’aux cahiers des charges définis par l’AM - RP et l’INRS, portant un marquage CE.

Les investissements réalisés doivent conduire à la réduction des contraintes physiques des situations de travail concernées. Les équipements neufs ne peuvent être financés par quelque moyen que ce soit, il doit s'agir d'un achat comptant. Les équipements doivent être commandés après la réalisation du diagnostic des situations à risque de TMS (cf. suite de l'article).

Les montants plafond

L’entreprise pourra bénéficier de la subvention de :
  • 50 % du montant de l’investissement hors taxes (HT)
  • pour un investissement minimum de 2 000€ HT
  • et plafonné à 25 000€ HT (soit un investissement de 50 000€ HT).
Ainsi, si votre investissement en équipement représente un montant de 10 000€ HT, l'entreprise bénéficiera d'une subvention à hauteur de 5 000€.



Comment en bénéficier ? Démarches et procédure

Afin de bénéficier de l'aide TMS Pros Action, il convient de faire procéder à la réalisation d'un bilan ergonomique. Cette procédure est destinée à identifier les besoins de l'entreprise afin d'améliorer la QVT des salariés. Une fois ce diagnostic effectué, il conviendra de traiter quelques formalités administratives.

Un bilan ergonomique pris en charge à 70% : TMS Pros Diagnostic

Dans cette démarche de prévention, l'AM - RP propose aux entreprises la subvention « TMS Pros Diagnostic ». Il s'agit de l'élaboration d'un diagnostic sur les conditions de travail des salariés dans l'entreprise. L'objectif est de trouver des axes d'amélioration de la QVT au sein de l'entreprise en respectant un cahier des charges établi en amont. Le rapport se présente sous forme de conseils et de recommandations. L’entreprise pourra bénéficier de la subvention « TMS Pros Diagnostic » à hauteur de 70 % du montant des prestations hors taxes (HT). La subvention est plafonnée à 25 000 € HT.

Cette demande est directement accessible depuis le site net-entreprises.fr.

Un processus rapide et simplifié

Au moment de déclencher une demande d'aide TMS Pros Actions, l'entreprise doit dresser un cahier des charges qui doit faire apparaître les objectifs à atteindre à travers l'intervention ergonomique. À titre d'exemple, si vos salariés travaillent assis dans un open space sur ordinateur portable, l'objectif sera de leur permettre de travailler debout avec un second écran, tout en réduisant les nuisances sonores grâce à des séparateurs accoustiques. Il s'agit de formaliser une demande et d'expliciter les besoins des salariés, l'ergonome se chargera ensuite de vous guider vers la solution adaptée : bureau assis debout, chaise ergonomique, souris adaptées etc.

Les investissements pris en compte (matériels, équipements, formations adaptées) doivent être inscrits dans le plan d’actions issu du diagnostic ergonomique. Le diagnostic et le plan d’actions doivent avoir été réalisés par un prestataire externe dans le respect des principes méthodologiques de l’AM - RP relatifs à la prévention des TMS. Le prestataire externe devra être inscrit sur la liste des intervenants en prévention des TMS proposés par la CARSAT, la CRAMIF ou la CGSS. Il s'agira le plus souvent d'un ergonome accrédité par la CARSAT. Nous travaillons au quotidien avec plusieurs d'entre eux, n'hésitez pas à nous contacter pour une mise en relation.

Pour en savoir plus et comprendre le processus TMS Pros Diagnostic, nous vous recommandons de consulter le guide de l'INRS.

Un bilan ergonomique fait de recommandations

L'ergonome doit comprendre les situations de travail afin d'envisager des solutions pérennes. Il se déplace donc dans les locaux de l'entreprise (sur une demi-journée ou plus en fonction de l'effectif et des situations) afin d'observer et de rassembler des données sur les conditions de travail. Il dresse un bilan de ses observations et partage ses prescriptions à l'entreprise sous forme d'un rapport fait de conseils et de recommandations générales et techniques.

Le processus TMS Pros Diagnostic s'achève par la remise du rapport de l'ergonome. Ce bilan n'est pas très onéreux et est pris en charge à 70% par l'AM - RP.

La procédure à suivre

Au niveau administratif, il convient de suivre une procédure simplifiée via le site net-entreprises.fr.

Réservation sur devis via le compte AT/MP

La demande de subvention se fait directement en ligne via le compte AT/MP sur le site net-entreprises.fr. Ce moyen permet à l'entreprise de réserver plus rapidement sa subvention et de suivre en ligne le traitement de son dossier. L'entreprise soumet un devis pour l'ensemble de l'équipement nécessaire à l'amélioration de la QVT.

Après avoir vérifié l’éligibilité de l’entreprise à tous les critères et la bonne réception des éléments, la Caisse dont l’entreprise dépend, lui confirme sa réservation (sous un délai maximum de 2 mois) par messagerie et via le journal présent dans l’outil de demande en ligne du Compte AT/MP. Vous avez alors 2 mois pour confirmer cette réservation en transmettant une copie du bon de commande via votre compte.

En ce qui concerne les justificatifs nécessaires au versement de la subvention, la liste est disponible ici en page 9.

L'organisme à qui s'adresser en cas de besoin

Pour toute question/demande administrative, selon le département où est domiciliée l'entreprise, vous trouverez la caisse régionale à laquelle vous êtes rattaché et le contact pour adresser votre demande.

Confirmation sur bon de commande et versement de l'aide sur présentation de facture

Le versement de la subvention s’effectue en une seule fois par la Caisse, après réception et vérification par celle-ci des pièces justificatives.

En ce qui concerne les justificatifs nécessaires au versement de la subvention, la liste est disponible ici en page 4.


Pour information, cette subvention prévention TPE est en vigueur du 1er janvier 2021 au 30 septembre 2022.

UP & DESK peut vous accompagner dans vos démarches et vous épauler tout au long du processus. Nous travaillons avec plusieurs ergonomes référencés CARSAT, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse contact@upanddesk.com pour plus d'informations.

Sources et documentation